Hat der Verein die notwendigen Einwilligungen zur Datenverarbeitung?

Erläuterung:

In jedem Verein werden Daten von Mitgliedern, Mitarbeitern und Kontaktpersonen der Vertragspartner (z.B. Steuerberater) verwendet. Für den Umgang mit diesen Daten benötigt der Verein eine Rechtfertigung.

Bei Mitgliederdaten ergibt sich die Erlaubnis bereits in Teilen u.a. aus dem Vereinseintritt bzw. aus den verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen u.a. zur Dokumentation und Abrechnung. Daher benötigen Sie für die Verwendung dieser Daten (k)eine ausdrückliche Einwilligung Ihrer Mitglieder. Dies muss in einer Vereinssatzung oder Datenschutzordnung hervorgehen. Bezüglich der Daten Ihrer Mitarbeiter und der Kontaktdaten Ihrer Vertragspartner folgt die Erlaubnis zur Verwendung der Daten ebenfalls aus dem jeweils zugrundeliegenden Vertrag bzw. Vertragsverhältnis, sodass eine Einwilligung eventuell nicht erforderlich ist. Jedoch ist diese Vertragszustimmung auch immer Zweckgebunden.

Zeigen Sie auf der Internetseite Ihres Vereines oder z.B. im Flyer, Vereinszeitschrift Fotos Ihrer Mitglieder?

Das ist mit der größte Unsicherheitsfaktor bei den Vereinen. Wofür braucht er eine Einwilligung und wofür nicht. Es gilt immer der Beachtung der Datenminimierung!

Eigentlich ist es recht einfach: Wir schauen in die Satzung, die Vereinsordnung und/oder die Datenschutzordnung des Vereins.

Ist hier festgelegt, dass man ohne Angabe der Bankverbindung kein Mitglied werden kann, darf man diese ohne Einwilligung verarbeiten. Ist dies jedoch nicht der Fall, MUSS der Verein hierfür eine Einwilligung haben. Dem Mitglied muss bewusst sein, das es hier um eine freiwillige Angabe handelt!

Auch die Daten für Kommunikation muss dort enthalten sein. Wenn nicht ist es dem Verein gestattet 1 Kommunikationsmedium zu wählen. Telefon oder E-Mail. Beides ist nicht zulässig. Auch hier muss das Mitglied erkennen können, was eine freiwillige Angabe ist und was zum Vertrag benötigt wird.

Das Thema Bilder ist ein immer streitiges. Viele berufen sich auf das KUG §22 und 23 . Das ist auch soweit in Ordnung. Auch die Behörden sagen nichts gegen Spielberichten mit Fotos. Also ein Foto zusammen mit einem Bericht. Hierbei sollte man aber die Kinder nicht einfach so unter das KUG stecken. Denn diese haben eine besondere Schutzbedürftigkeit. Und auch Fotos von Training oder der Feier sind nur mit einer Einwilligung auf die Vereinsseite zu stellen.

Letzen Endes wird dies aber immer ein Gericht entscheiden.

Es ist ein MUSS. Verpflichten Sie Ihre Funktionsträger auf „Wahrung der Vertraulichkeit“