Datenschutz im Verein – gemeinsam und praxisnah umsetzen
Die Begriffe Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) sind den meisten bekannt. Doch gerade in der Vereinsarbeit stellt die praktische Umsetzung dieser rechtlichen Anforderungen eine große Herausforderung dar.
Als zertifizierter Datenschutzbeauftragter (IHK) und aktives Mitglied in einem großen Sportverein mit über 3.600 Mitgliedern habe ich mich intensiv mit dem Thema Datenschutz im Vereinsumfeld beschäftigt. Aus diesen Erfahrungen heraus ist ein umfassendes Konzept entstanden, das ich hier gerne mit Euch teilen möchte.
Dein Datenschutz-Werkzeugkasten – einfach umsetzen statt kompliziert denken
Im Downloadbereich findest Du (fast) alle erforderlichen Dokumente und Vorlagen – bereits vorbefüllt und speziell für die Vereinsarbeit angepasst. Von Verzeichnissen über Schulungsunterlagen bis hin zu Checklisten. Zusätzlich habe ich einige empfehlenswerte Fachbücher für die weiterführende Beschäftigung mit dem Thema zusammengestellt.
Ein neuer Ansatz: Datenschutz als gelebtes Konzept im Verein
Mein Ansatz unterscheidet sich von vielen anderen:
Ich sehe das Datenschutzmanagementsystem (DSMS) nicht allein im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), sondern als umfassendes, gelebtes Konzept. Die Aufgaben werden auf mehrere Schultern verteilt, um den Aufwand für Einzelne gering zu halten – und zugleich das Bewusstsein für Datenschutz im Verein nachhaltig zu stärken.
Das bedeutet konkret:
Jede Abteilung benennt einen Datenschutzkoordinator – falls niemand gefunden wird, übernimmt automatisch der Abteilungsvorstand diese Rolle. Nach der initialen Einrichtung mit Unterstützung des Datenschutzbeauftragten liegt der jährliche Aufwand bei ca. 10 Stunden pro Koordinator.
Zu den Hauptaufgaben zählen:
• Kontrolle der Verarbeitungstätigkeiten der eigenen Abteilung
(z. B. im Downloadcenter: „Verzeichnis-von-Verarbeitungstätigkeiten-Cheerleading“)
• Teilnahme an der jährlichen Datenschutzschulung
(siehe „DS-Schulung_Präsenzschulung“)
• Dokumentation der Schulung von Trainer:innen, Übungsleiter:innen und Betreuer:innen
(siehe „Schulungsplan“)
• Umsetzung der Checkliste bei Austritt von Mitgliedern
(siehe „Checkliste_Austritt“)
Rolle und Aufgaben des Datenschutzbeauftragten (DSB)
Die Verantwortung bleibt immer beim Datenschutzbeauftragten – dieser ist jedoch entlastet, da die operativen Aufgaben in den Abteilungen eigenständig organisiert sind. Der DSB kümmert sich insbesondere um übergeordnete Prozesse und zentrale Datenverarbeitungen in der Geschäftsstelle.
Zu seinen Aufgaben gehören unter anderem:
• Beratung und Unterrichtung der Funktionsträger zu Pflichten nach DSGVO und anderen Datenschutzvorgaben
• Überwachung der Einhaltung gesetzlicher und vereinsinterner Datenschutzvorgaben
• Schulung, Sensibilisierung und Zuweisung von Zuständigkeiten
• Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen
• Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
• Erstellung des jährlichen Datenschutzberichts
• Anlaufstelle für alle datenschutzrelevanten Fragen
Der Verein verpflichtet sich, den DSB frühzeitig in relevante Prozesse einzubinden und bei der Erfüllung seiner Aufgaben umfassend zu unterstützen (gemäß Art. 38 & 39 DSGVO).
Datenschutz funktioniert nur gemeinsam
Ein funktionierender Datenschutz im Verein ist nur möglich, wenn alle Beteiligten eingebunden und sensibilisiert sind. Durch die dezentrale Organisation, praxisnahe Unterlagen und klare Zuständigkeiten wird Datenschutz im Vereinsalltag nicht zur Belastung – sondern zur gelebten Selbstverständlichkeit.